Policy di Whistleblowing
Whistleblowing Policy (Italiano)
In attuazione del Decreto Legislativo n. 24 del 10 marzo 2023 in tema di Whistleblowing, Gipys si è dotata di una "Procedura per la gestione delle segnalazioni" che recepisce i contenuti del Decreto e i principi adottati dalla società nella Policy sulla gestione delle segnalazioni.
La Segnalazione Whistleblowing può essere trasmessa a Gipys da parte di una persona fisica, anche detta "Whistleblower", che, a diverso titolo, intrattiene o ha intrattenuto un rapporto di lavoro, di collaborazione o, più in generale, contrattuale con Gipys.
Per Segnalazione Whistleblowing si intende qualsiasi comunicazione pervenuta a Gipys avente ad oggetto:
- violazioni al Codice Etico adottato da Gipys
- violazioni alla legge 231/01
- violazioni a leggi e regolamenti (nazionali o dell'Unione Europea)
- violazioni a provvedimenti delle autorità
- violazioni delle procedure aziendali
- violazioni dei diritti umani, compreso qualsiasi atto di discriminazione, molestia o abuso
- comportamenti che arrechino danno o pregiudizio a Gipys.
Sono garantiti al segnalante massimi livelli di sicurezza adeguati al canale prescelto.
Il sistema di segnalazione garantisce che i messaggi ed i relativi allegati possano essere letti esclusivamente dal soggetto abilitato alla ricezione.
L'accesso alle segnalazioni è consentito esclusivamente tramite l'inserimento di un codice identificativo univoco, ottenuto a seguito della segnalazione registrata sulla Piattaforma, che consente al segnalante di "dialogare" con Gipys srl mantenendo l'assoluto anonimato.
La piattaforma non consente il tracciamento digitale del whistleblower.
Non sono trattate come segnalazioni, a prescindere dalla qualificazione che viene attribuita dal segnalante alla comunicazione trasmessa, a titolo esemplificativo:
- le lamentele e i reclami riconducibili ad attività di natura commerciale;
- le rimostranze, contestazioni, rivendicazioni o richieste legate ad un interesse di carattere personale del segnalante che attengono esclusivamente ai propri rapporti individuali di lavoro (ad esempio: vertenze sindacali, conflitti interpersonali tra il segnalante ed un altro lavoratore o figure gerarchicamente sovraordinate);
- le comunicazioni riguardanti circostanze/fatti già precedentemente noti e trattati e comunque oggetto di contenziosi (giurisdizionali, stragiudiziali o amministrativi) pendenti tra Gipys srl e dipendenti o soggetti terzi e presidiati dalla funzione legale e/o dalle altre funzioni aziendali competenti, salvi i casi in cui vengano presentati significativi elementi nuovi adeguatamente circostanziati;
- le notizie pubblicate sui media e le comunicazioni di pubblica diffusione effettuate da organismi esterni all'azienda, le notizie palesemente prive di fondamento, nonché le informazioni acquisite solo sulla base di indiscrezioni o vociferazioni scarsamente attendibili.
Al fine di agevolare la ricezione delle segnalazioni e garantire la riservatezza dell'identità del segnalante, Gipys srl ha implementato i seguenti canali di segnalazione:
Privacy
Gipys srl gestisce le segnalazioni e il relativo trattamento dei dati personali nel rispetto delle disposizioni di legge applicabili e in coerenza con quanto previsto al riguardo dalla normativa in materia di protezione dei dati personali.
I soggetti abilitati alla ricezione delle segnalazioni e al trattamento dei dati personali nell'ambito delle stesse, sono istruiti a tal fine ai sensi degli articoli 29 del GDPR e 2-quaterdecies del Codice Privacy vigente.
La comunicazione delle informazioni utili ai fini dell'istruzione e trattazione della segnalazione è consentita – nei limiti strettamente necessari – e in particolare:
- solo nei casi in cui la conoscenza delle informazioni sia indispensabile per la comprensione dei fatti segnalati e/o per la conduzione delle relative attività di accertamento;
- ai fini del reporting secondo quanto regolato dalla normativa interna.
Gipys srl adotta misure tecniche e organizzative di sicurezza specifiche per l'adeguata archiviazione dei dati trattati.